Règlement Intérieur OCW Coworking  Version 2025

OCW Coworking — Immeuble OCW, 37 rue Paul Bovier-Lapierre, 69530 Brignais — coworking@ocw.fr — www.ocw.fr

Le présent règlement intérieur s’impose à tout client, résident, visiteur et prestataire intervenant au sein d’OCW Coworking. Il complète les Conditions Générales de Vente (CGV) et les conditions spécifiques applicables aux services (bureaux, salles de réunion, domiciliation, internet). L’accès et l’usage des locaux impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement.

1. Préambule et Objet

OCW Coworking met à disposition des espaces de travail partagés et privatifs, des salles de réunion et des services associés (domiciliation, gestion du courrier, accès internet, impression). Le règlement a pour objet d’assurer la sécurité, le bon fonctionnement et la convivialité du site, dans le respect des lois et règlements en vigueur.

2. Accès et Sécurité

• Horaires : accès aux espaces communs du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Les résidents disposent d’un accès 24/7 via badge nominatif.
  • Badge : personnel et incessible. Toute perte doit être signalée immédiatement ; son remplacement est facturé. OCW peut désactiver un badge pour des raisons de sécurité.
  • Visiteurs : sous la responsabilité du client hôte, et tenus au respect du règlement.
  • Sécurité incendie : respecter les consignes affichées, ne pas obstruer les issues, ne pas neutraliser les dispositifs de sécurité.
  • Assurance : chaque client détient une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages causés à des tiers. OCW n’est pas responsable des effets personnels laissés sans surveillance.

3. Utilisation des Espaces de Travail

• Postes nomades : en open-space, utilisation selon réservation et disponibilité ; libérer l’espace propre à la fin de l’usage.
  • Postes privatifs (résidents) : espace attribué, accès 24/7 ; respecter la tranquillité et la capacité des lieux.
  • Bureaux fermés (1/2 et 3/4 pers.) : clé en main, climatisés ; interdits au stockage, aux activités bruyantes, insalubres ou dangereuses ; aucun aménagement sans accord écrit d’OCW.
  • Salles de réunion / visioconférence : sur réservation ; respect des horaires d’occupation ; prolongations sous réserve de disponibilité.
  • Espaces communs : cuisine, phone box, espace repas, sanitaires ; chacun veille à la propreté ; interdiction de fumer dans l’immeuble.

4. Règles de Comportement et Vie Collective

• Respect d’autrui : confidentialité des échanges, courtoisie, discrétion sonore ; utiliser les phone box pour les appels prolongés.
  • Zéro tolérance : propos discriminatoires, harcèlement, comportements violents ou menaçants entraînent une exclusion immédiate.
  • Boissons/repas : autorisés dans les zones prévues ; maintenir les espaces propres ; signaler tout incident au personnel.
  • Sous-location / cession : interdites sans accord écrit d’OCW.

5. Domiciliation d’Entreprise et Gestion du Courrier

• Réception : du lundi au vendredi aux horaires d’ouverture ; mise à disposition en bannette nominative ; option box courrier/colis 24/7 par badge.
  • Options : réexpédition, numérisation, réception de recommandés (via mandat postal) ; traçabilité assurée.
  • Obligations légales : attestation annuelle du lieu de conservation de la comptabilité ; information d’OCW en cas de modification statutaire ; retrait régulier du courrier.
  • Fin de contrat : OCW peut informer le Greffe/administrations de la cessation de domiciliation et conserver l’adresse du représentant légal aux fins légales.

6. Utilisation du Réseau Internet et Informatique

• Accès : inclus ; soumis à l’acceptation de la Charte d’utilisation du réseau. L’utilisateur maintient un antivirus à jour et sécurise ses terminaux.
  • Interdictions : piratage, téléchargement illégal, contournement de sécurité, spam, usurpation d’identité, perturbation du service.
  • Conformité : respect des lois (propriété intellectuelle, données personnelles, secret des correspondances, cryptologie). OCW peut suspendre l’accès en cas d’usage abusif ou illicite.
  • Responsabilités : l’utilisateur est responsable de ses données et de leurs sauvegardes ; OCW décline toute responsabilité en cas de perte de données, intrusion externe ou interruption de service.

7. Confidentialité et Protection des Données (RGPD)

• OCW traite certaines données nécessaires à la gestion des contrats et services (base légale : exécution contractuelle/intérêt légitime). Les données sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités poursuivies et archivées selon les obligations légales.
  • Droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité lorsque applicable ; demande à adresser à coworking@ocw.fr ou par courrier à l’adresse du site.
  • Sous-traitants : OCW s’assure contractuellement de mesures de sécurité appropriées.
  • Sécurité : mesures organisationnelles et techniques proportionnées ; chacun demeure responsable de la confidentialité de ses propres données.

8. Services Inclus et Options

• Inclus : internet fibre très haut débit, ménage, charges (eau, électricité, chauffage/climatisation), accès sécurisé, cuisine équipée, impression dans la limite des volumes inclus, parking (selon disponibilité), phone box.
  • Options : impressions supplémentaires, réexpédition/numérisation du courrier, plateaux repas, location de salles hors forfait, box courrier/colis 24/7.
  • Facturation : toute consommation hors forfait est facturée selon le tarif en vigueur.

9. Conditions Financières, Dépôt et Indexation

• Facturation : mensuelle, payable par prélèvement ; contestation à formuler sous 30 jours. Retard de paiement : pénalités et indemnité forfaitaire de recouvrement conformément aux CGV ; OCW peut suspendre les services.
  • Dépôt de garantie : restitué selon les conditions des CGV (déduction faite des sommes dues et dégradations).
  • Indexation : revalorisation annuelle des abonnements conformément à l’indice de référence stipulé aux CGV.

10. Respect du Règlement — Sanctions

• En cas de manquement : avertissement écrit, suspension de services, facturation des remises en état, et le cas échéant résiliation du contrat pour faute grave.
  • Le client est responsable des agissements de ses collaborateurs, prestataires et visiteurs.

11. Évolution et Communication du Règlement

OCW se réserve le droit de mettre à jour le présent règlement pour tenir compte des évolutions légales ou organisationnelles. Toute modification substantielle est communiquée aux clients par affichage ou courriel.

12. Vidéoprotection Extérieure (CCTV)

• Dispositif : OCW utilise un système de vidéoprotection EXCLUSIVEMENT sur les zones extérieures (abords immédiats des accès, parkings et portes d’entrée) afin d’assurer la sécurité des personnes et des biens, de prévenir les intrusions et d’aider à l’élucidation d’incidents.
  • Caractéristiques : absence d’enregistrement audio ; aucun dispositif de reconnaissance biométrique ; les caméras ne filment pas l’intérieur des espaces de travail ni les zones de vie privée ; cadrage limité au strict nécessaire, sans surveillance continue de la voie publique au-delà des accès.
  • Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) pour la protection des personnes et des biens.
  • Information : signalétique visible et conforme est affichée aux entrées ; une information détaillée est disponible sur demande.
  • Durée de conservation : 30 jours maximum, sauf extraction requise dans le cadre d’un incident, d’une procédure judiciaire ou d’une obligation légale (conservée alors pour la durée nécessaire).
  • Accès aux enregistrements : strictement réservé aux personnes habilitées par OCW et, le cas échéant, aux autorités compétentes et à l’assureur dans le cadre d’un sinistre.
  • Droits : les personnes filmées disposent de droits d’accès et d’effacement des images les concernant, sous réserve des contraintes légales et des droits des tiers. Les demandes s’exercent à l’adresse : coworking@ocw.fr ou par courrier à OCW Coworking — 37 rue Paul Bovier-Lapierre, 69530 Brignais.
  • Sécurité : accès journalisé, limitation des habilitations, stockage sécurisé ; tout incident de sécurité est documenté et traité selon une procédure interne.

Entrée en vigueur : à compter de sa communication aux clients. La version à jour du règlement est tenue à disposition à l’accueil et sur www.ocw.fr.